• Afdrukken

Belangrijke data

3 documenten moeten worden ingediend worden op het secretariaat van de Dienst Studentenacitviteiten voor 15 oktober, 19u:

  • het inlichtingsformulier, met daarop de namen van 4 verschillende verantwoordelijken, waaronder de beide volmachthouders van de bankrekening van de vereniging:
    • de voorzitter
    • de konvent-afgevaardigde en/of de onder-voorzitter
    • de penningmeester
    • de ICT-verantwoordelijke
  • het bankformulier, ingevuld door het bankkantoor van de vereniging, en de namen van ten minste 2 volmachthouders
  • de recentste versie van de statuten van de vereniging.

Ten laatste op 1 december moeten alle aanvragen voor terugbetaling van voorgeschoten uitgaven ingediend worden op het secretariaat. Subsidies die niet zijn opgebruikt op deze datum, zijn verloren (ze gaan terug naar de centrale begroting van de UGent). Aanvragen die na deze datum worden ingediend, worden automatisch geboekt op het volgende boekjaar.

Elke vereniging moet een jaarverslag indienen op het secretariaat voor 10 februari, 19u. Dit jaarverslag bevat minstens 10 activiteiten voor het afgelopen burgerlijk jaar, samen met voldoende bewijsmateriaal. Tevens bevat het verslag een verantwoording over de wijze waarop de activiteiten van de vereniging in het afgelopen jaar kaderen binnen de in art. 2 vermelde doelstellingen en de eigen doestellingen van de vereniging en van het konvent waarvan ze deel uitmaakt.
Vanaf boekjaar 1998 wordt het overzicht van de besteding van de subsidies centraal door de coördinator bijgehouden. De vereniging dient dus geen financieel verslag meer op te maken met het overzicht van de verkregen subsidies en de manier waarop die subsidies besteed werden.

Voor ten minste 10 activiteiten, waaronder de gesubsidieerde, moet een aankondiging van deze activiteit ingediend worden op het secretariaat van de DSA. Een aangekondigde activiteit wordt in de mate van het mogelijke gepubliceerd in het studentenblad Schamper en op internet, en vermeld op URGent.