• Afdrukken

Jaarverslag

Elke erkende studentenvereniging dient jaarlijks voor 10 februari een jaarverslag van het afgelopen burgerlijk jaar in te dienen om hun erkenning door de Universiteit Gent te verlengen. Het jaarverslag moet digitaal (liefst als één PDF-bestand) elektronisch verstuurd worden naar secretariaat@student.ugent.be. Een fysieke versie indienen is niet nodig.

Het jaarverslag bestaat uit twee delen.

Het eerste deel bestaat uit \“een opsomming van de actieve bestuursleden, waaruit blijkt dat de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster UGent-studenten zijn die ingeschreven zijn voor minstens 27 studiepunten\”. We verwachten dus een overzicht van wie welke functie uitoefent binnen het bestuur en de inschrijvingsbewijzen van de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en webmaster. Je dient hiervoor het attest "Inschrijvingsbewijs met opleiding\” gebruiken, dat je kan vinden op oasis.ugent.be, onder ‘Mijn Oasis’ en vervolgens ‘Attesten’.

Het tweede deel bestaat een overzicht van de activiteiten die het afgelopen jaar georganiseerd heeft. Het jaarverslag bestaat uit minstens 10 activiteiten, waarvan voor minstens 5 van de activiteiten gemotiveerd dient te worden dat ze kaderen binnen de doelstellingen van de studentenvereniging. Alle opgenomen activiteiten moeten bovendien voldoen aan de volgende 4 voorwaarden:

  • (1) in het voorafgaande boekjaar plaatsgevonden hebben;
  • (2) toegankelijk voor alle studenten, dan wel alle leden van de vereniging;
  • (3) op voorhand aangekondigd zijn via de website van de Dienst Studentenactiviteiten;
  • (4) voldoende gestaafd worden met bewijsstukken;

Behalve voor de controle van de erkenning wordt dit verslag ook bijgehouden in het archief (te vinden in het rectoraat), dat op die manier probeert de geschiedenis van studentenverenigingen bij te houden. Doe dus zeker je best en dien eventueel extra stukken (documenten, flyers, posters, voorwerpen) in bij het Universiteitsarchief.

De Dienst Studentenactiviteiten stelt vrijblijvend een sjabloon voor het jaarverslag ter beschikking