Reglement m.b.t. de subsidiëring van studentenactiviteiten
BC 16/5/1997 en gewijzigd op 13/3/1998, 26/3/1999, 25/11/1999, 01/03/2000 en op 08/09/2000Inhoud
- Titel I: Begrippen
- Titel II: Subsidiëring
- Titel III: Konventen
- Titel IV: Erkenning
- Titel V: Subsidiebudgetten
- Titel VI: Controle
- Titel VII: Diverse
Titel I: Begrippen
Artikel 1
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
- studentenactiviteit: een door een studentenvereniging georganiseerde activiteit van, voor en door studenten van de Universiteit Gent;
- studentenvereniging: een ledenorganisatie, werkgroep of andere groepering van studenten aan de Universiteit Gent, alsook een dienst georganiseerd door studenten van de Universiteit Gent ten behoeve van studenten aan de Universiteit Gent; erkende studentenvereniging: een studentenvereniging die is opgenomen binnen een konvent, alsook de konventen zelf;
- konvent: een in art. 6 genoemde koepel van erkende studentenverenigingen.
Titel II: Subsidiëring van studentenactiviteiten
Artikel 2
Studentenactiviteiten die bijdragen tot de socio-culturele ontplooiing van studenten, hun integratie in de universitaire gemeenschap, hun maatschappelijke, culturele en democratische vorming of hun ontwikkeling tot kritische en sociaal bewuste intellectuelen, of die hen toelaten hun belangen en rechten als maatschappelijke groep te verdedigen en hun maatschappelijke rol van kritische observatie en contestatie te vervullen, komen in aanmerking voor subsidiëring door de Universiteit voor zover ze voldoen aan de voorwaarden bepaald in dit reglement.
Artikel 3
Een studentenactiviteit is subsidieerbaar indien:
- ze wordt georganiseerd door een overeenkomstig afdeling IV erkende studentenvereniging;
- de organiserende studentenvereniging niet geschorst is overeenkomstig art. 16;
- de organiserende erkende vereniging in het burgerlijk jaar voorafgaand aan dat waarin de activiteit doorgaat ten minste tien openbare studentenactiviteiten heeft georganiseerd;
- de activiteit kadert binnen de doelstellingen van de vereniging en de doelstellingen vermeld in art. 2 van dit reglement;
- de activiteit geen inbreuk vormt op de democratische beginselen en de fundamentele rechten en vrijheden zoals vervat in de Grondwet en het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden, noch tot dergelijke inbreuken aanzet of beoogt bij te dragen tot de legitimering ervan;
- de activiteit openbaar is;
- het geen activiteit met winstoogmerk betreft.
Voor verenigingen die pas in de loop van het voorgaande burgerlijk jaar erkend werden wordt het in eerste lid, 3° bepaalde aantal activiteiten herleid in verhouding tot het aantal maanden dat de vereniging erkend was, rekening houdend met de normale periodes van inactiviteit t.g.v. blok-, examen- en vakantieperiodes. Voor verenigingen die deel uitmaken van het Activiteitenkonvent geldt de bepaling uit artikel 6, eerste lid, 7°.
Artikel 4
Volgende kosten zijn financierbaar in het kader van de subsidiëring van studentenactiviteiten:- kosten van voorbereiding, organisatie, bekendmaking, en opvolging van de activiteiten voor zover ze redelijk verantwoord zijn met het oog op de georganiseerde activiteit en voor zover er geen andere financiering voor voorzien is;
- de algemene werkings- en administratiekosten van de konventen.
- de kosten gemaakt met het oog op activiteiten met winstoogmerk, tenzij de kosten niet gedekt worden door de inkomsten of de opbrengst wordt besteed aan een goed doel;
- de kosten waarvoor tevens beroep wordt gedaan op een andere financiering, tot beloop van die andere financiering;
- de kosten voor goederen of diensten met persoonlijke eindbestemming;
- de kosten voor spijs en drank.
Jaarlijks maakt de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten een lijst bekend van subsidieerbare activiteiten met opgave van de als redelijk verantwoord beschouwde financierbare kosten. Deze lijst wordt opgesteld door de vergadering van konventsvoorzitters bij meerderheid zoals bepaald in artikel 27 en ter goedkeuring voorgelegd aan het Bestuurscollege.
Artikel 5
Voor elke activiteit die in aanmerking komt voor een toelage vanwege de RUG ten bedrage van minstens 50.000 BEF dient de vereniging vooraf een raming van uitgaven en inkomsten in bij de coördinator van de dienst Studentenactiviteiten. Na afloop van elke activiteit wordt tevens een financieel verslag van de activiteit ingediend.
De financierbare kosten kunnen slechts ten laste genomen worden van de Universiteit, hetzij op basis van een door de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten of zijn vervanger afgeleverde bestelbon, hetzij na voorlegging van een staat van voorgeschoten uitgaven met bijbehorende bewijsstukken.
Voor minstens 10 activiteiten, waaronder alle gesubsidieerde, dient de vereniging vooraf gepast bewijsmateriaal (affiche, pamflet,...) in bij de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten. De activiteit wordt - tenzij op uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek om het tegendeel - aangekondigd in het studentenblad Schamper, op de studentenradio URGent en op de home-pagina van de Dienst Studentenactiviteiten.
De in artikel 4 bedoelde financierbare kosten kunnen slechts ingebracht worden tot beloop van het aan de organiserende erkende studentenvereniging toegekende budget.
Titel III: De konventen
Artikel 6
- het Faculteitenkonvent, koepel van de faculteitskringen;
- het Homekonvent, koepel van de homeraden;
- het Kultureel Konvent, koepel van de culturele studentenverenigingen;
- het Politiek en Filosofisch Konvent, koepel van de politieke en levensbeschouwelijke studentenverenigingen;
- het Seniorenkonvent, koepel van de regionale studentenclubs;
- het Werkgroepen en Verenigingenkonvent, koepel van wetenschappelijk of maatschappelijk georiënteerde en niet-politiek gebonden studentenverenigingen.
- het Activiteitenkonvent, koepel van de studentenverenigingen die eenmalige activiteiten van bijzonder belang organiseren die op een of ander wijze tegemoet komen aan de doelstellingen vervat in artikel 2;
- het Bijzonder Konvent, koepel van de studentenverenigingen die niet passen binnen de doelstellingen van een van de hierboven vermelde konventen, maar waarvan de activiteiten op enige andere wijze tegemoet komen aan de doelstellingen vervat in artikel 2.
Vijf studentenverenigingen die een gemeenschappelijke doelstelling hebben welke niet samenvalt met deze van een bestaand konvent kunnen bij het Bestuurscollege een aanvraag indienen om als konvent erkend te worden. De erkenning als konvent impliceert de erkenning van de stichtende verenigingen. Het Bestuurscollege bepaalt welk aandeel van het in artikel 12 bedoelde Aktiefonds wordt voorbehouden als budget van het nieuw opgerichte konvent.
Artikel 7
§ 1.Elk konvent bestaat uit de studentenverenigingen die erin opgenomen werden. Het hoogste orgaan van het konvent is de Algemene Vergadering die bestaat uit een afgevaardigde zoals bedoeld in art. 15, § I per erkende vereniging die deel uitmaakt van het konvent.
§ 2.De Algemene Vergadering heeft minstens volgende bevoegdheden:
het vaststellen en de wijziging van de statuten van het konvent, en de interpretatie ervan; het goedkeuren of afwijzen van de erkenningsaanvragen van kandidaat-lidverenigingen; het schorsen of uitsluiten van lidverenigingen; het bepalen van de interne budgetverdeling binnen het konvent; de verkiezing van de voorzitter van het konvent en zijn plaatsvervanger.
§ 3. De statuten van het konvent bepalen minstens: de specifieke doelstellingen van het konvent en de bijzondere criteria en procedure voor toetreding tot het konvent; de procedure voor uitsluiting van lidverenigingen; de op objectieve criteria gesteunde wijze van interne verdeling en in voorkomend geval herverdeling van het budget binnen het konvent, en de daarbij te volgen procedure; de wijze van besluitvorming binnen het konvent en de wijze waarop de voorzitter en zijn plaatsvervanger worden aangeduid; de procedure voor het wijzigen van de statuten.
§ 4.Iedere wijziging van de statuten wordt via de Rector medegedeeld aan het Bestuurscollege. Binnen een termijn van een maand na de kennisgeving van de wijziging aan de Rector kan het Bestuurscollege bij een met redenen omklede beslissing verzet aantekenen tegen de doorgevoerde wijziging en aangeven in welke zin de statuten dienen te worden aangepast.
§ 5.Het konvent bezorgt de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten binnen de tien (werk)dagen te rekenen vanaf iedere Algemene Vergadering een door de verantwoordelijke van het konvent getekend en gedateerd verslag van de Algemene Vergadering.
Artikel 8
Problemen betreffende de samenwerking en de relaties tussen de konventen worden door de konventsvoorzitters in onderling overleg en bij meerderheid zoals bepaald in artikel 27 geregeld in een minstens maandelijks te houden vergadering. De coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten is ertoe gehouden de vergadering van konventsvoorzitters te raadplegen m.b.t. de dienstverlening van de Dienst Studentenactiviteiten.
Titel IV: De erkenning van studentenverenigingen
Artikel 9
§ 1.Een studentenvereniging wordt erkend door opname in een van de in art. 6 opgesomde konventen.
Studentenverenigingen die handelen in strijd met de democratische beginselen en de fundamentele rechten en vrijheden zoals vervat in de Grondwet en het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden, tot dergelijke handelingen aanzetten of beogen bij te dragen tot de legitimering ervan, kunnen niet erkend worden.
Onverminderd het bepaalde in art. 3 kan een erkende studentenvereniging gebruik maken van de faciliteiten die de Universiteit of de Dienst Studentenactiviteiten ter beschikking stelt van erkende studentenvereningingen.
§ 2.Om opgenomen te worden in een konvent dient de kandidaat-vereniging een gemotiveerde toetredingsaanvraag in bij de voorzitter van het betrokken konvent, met kopie aan de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten. De aanvraag dient vergezeld te zijn van de statuten van de kandidaatlidvereniging en de bijkomende stukken die vereist worden door de statuten van het betrokken konvent. In de toetredingsaanvraag stelt de vereniging zichzelf en haar werking voor, en verklaart zij waarom zij meent in aanmerking te komen voor opname in het betrokken konvent. De voorzitter plaatst de toetredingsaanvraag op de agenda van de eerstvolgende regelmatige zitting van de Algemene Vergadering.
§ 3.De Algemene Vergadering behandelt de toetredingsaanvraag volgens de procedure bepaald in de statuten van het konvent, toetst de aanvraag aan de toetredingscriteria en de doelstellingen van het konvent en neemt een gemotiveerde beslissing betreffende de goedkeuring of de afwijzing van de toetredingsaanvraag.
§ 4.De Algemene Vergadering bepaalt het subsidiebudget dat de nieuw erkende studentenvereniging wordt toegekend voor de rest van het burgerlijk jaar in overeenstemming met de statuten.
Artikel 10
§ 1.Tegen de beslissing van de Algemene Vergadering van het konvent kan door de betrokken vereniging, de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten en iedere erkende studentenvereniging die doet blijken van een belang, binnen een termijn van een maand te rekenen vanaf de dag van de beslissing, beroep aangetekend worden bij het Bestuurscollege wegens schending van onderhavig reglement of niet naleving van de statuten van het konvent. Het beroep vermeldt in welke zin de beslissing onderhavig reglement schendt of de statuten van het konvent niet werden nageleefd.
Omtrent ieder beroep brengt de Sociale Raad binnen de maand na het indienen van het beroep en voorafgaandelijk aan de behandeling door het Bestuurscollege een gemotiveerd advies uit.
De behandeling van het beroep door de Sociale Raad en het Bestuurscollege kan enkel betrekking hebben op de in het beroep aangehaalde gronden.
Na het advies van de Sociale Raad ingewonnen te hebben neemt het Bestuurscollege een gemotiveerde beslissing over de mate waarin de beslissing van de Algemene Vergadering van het konvent onderhavig reglement of de statuten van het konvent schendt en vernietigt in voorkomend geval de beslissing van de Algemene Vergadering van het konvent. Alsdan wordt de toetredingsaanvraag opnieuw behandeld door de Algemene Vergadering van het konvent.
§ 2.De vereniging bezorgt de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten met dezelfde post een afschrift van het beroep dat wordt aangetekend tegen de beslissing van de Algemene Vergadering van het konvent.
§ 3.Bij de nieuwe behandeling dient de Algemene Vergadering zich te voegen naar de beslissing van het Bestuurscollege betreffende het door het Bestuurscollege beslechte punt.
§ 4. Deze beroepsprocedure is van overeenkomstige toepassing m.b.t. de uitsluiting van een erkende vereniging door een konvent.
Titel V: Subsidiebudgetten van de erkende studentenverenigingen.
Artikel 11
Jaarlijks legt de Raad van Bestuur in de begroting het budget vast dat gereserveerd wordt voor studentenwerking.
Artikel 12
§1. De verdeling van het budget voor studentenwerking onder de konventen, alsook het budget voor het Aktiefonds, het onafhankelijk studentenblad Schamper en studentenradio URGent, wordt jaarlijks bepaald door het Bestuurscollege op advies van de vergadering van konventsvoorzitters, uitgebreid met een afgevaardigde van Schamper en van URGent, genomen bij meerderheid zoals bepaald in artikel 27.
§2. Het budget van een konvent, Schamper of URGent kan maximaal ten belope van 10% worden verminderd ten opzichte van het budget toegekend voor het voorgaande boekjaar (na aftrek van het eenmalig of uitzonderlijk toegekend deel van dit voorgaande budget).
§3. Uitzonderlijk kan het budget van een konvent, Schamper of URGent met een vast bedrag worden verminderd, maximaal ten belope van 25% ten opzichte van het budget dat toegekend werd voor het boekjaar voorafgaand aan het eerst jaar van vermindering van het budget (na aftrek van het eenmalig of uitzonderlijk toegekend deel van dit budget); dit indien dergelijke vermindering gemotiveerd en verklaard wordt door objectieve factoren.
Om deze opeenvolgende verminderingen stop te zetten, dient het betrokken konvent, Schamper of URGent zelf deze objectieve redenen op voldoende wijze te weerleggen.
§4. Bij gebrek aan een voorstel tot verdeling dat een voldoende meerderheid haalt onder artikel 27, wordt de verdeling van het voorgaande boekjaar, mits aanpassingen evenredig aan wijzigingen in het totale budget voor studentenwerking en na aftrek en beschikbaar stellen voor herverdeling van eenmalig of uitzonderlijk toegekende budgetten voor het voorgaande boekjaar, als voorstel aan het Bestuurscollege voorgelegd
Artikel 13
De overeenkomstig art. 12 aan de konventen toegekende budgetten worden door de resp. Algemene Vergaderingen van de konventen verdeeld onder de erkende studentenverenigingen die deel uitmaken van het konvent volgens de regelen opgenomen in de statuten.
Onverminderd het bepaalde in art. 6, tweede lid kan het overeenkomstig art. 12 in het Aktiefonds gereserveerde budget aangewend worden voor acute noden en bijzondere activiteiten. Het budget van het Aktiefonds dat niet overeenkomstig art. 6, tweede lid aan een nieuw opgericht konvent werd toegewezen wordt beheerd door de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten in samenspraak met de vergadering van konventsvoorzitters, bij meerderheid zoals bepaald in artikel 27.
Artikel 14
De voorzitters van de konventen delen de ingevolge de interne budgetverdeling toegekende budgetten per erkende studentenvereniging, alsook iedere wijziging daarin ten gevolge van eventuele herverdelingen mee aan de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten.
De coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten waakt er over dat geen enkele erkende studentenvereniging het haar aldus toegekende budget overschrijdt.
Titel VI: Controle
Artikel 15
§ 1.Voor 31 oktober van elk academiejaar bezorgt elke erkende studentenvereniging aan de Dienst Studentenactiviteiten een lijst met minimum drie afgevaardigden, waaronder de rekeninghouders van de giro-rekening van de vereniging. De lijst vermeldt het stamnummer, het thuisadres en desgevallend het verblijfsadres van de afgevaardigden, alsook hun eventuele functie binnen de vereniging.
Een afgevaardigde van een erkende studentenvereniging kan niet tegelijk afgevaardigde zijn van een andere erkende studentenvereniging.
Elke wijziging in de lijst van afgevaardigden dient onverwijld medegedeeld te worden aan de Dienst Studentenactiviteiten.
§ 2.Voor 31 oktober dient iedere erkende studentenvereniging bij de Dienst Studentenactiviteiten tevens een exemplaar in van haar statuten. Ook ieder wijziging in de statuten dient onverwijld medegedeeld te worden aan de Dienst Studentenactiviteiten.
De statuten van iedere erkende studentenvereniging liggen voor elke belangstellende ter inzage op de Dienst Studentenactiviteiten.
§ 3.Voor 31 januari van elk burgerlijk jaar dient iedere erkende studentenvereniging een jaarverslag in bij de Dienst Studentenactiviteiten. Het verslag bevat minstens het in art. 3 bedoelde aantal openbare activiteiten die gestaafd worden door bijgevoegde stukken waaruit blijkt dat de activiteit werkelijk heeft plaatsgehad.
§ 4.Voor 31 januari van elk burgerlijk jaar dient iedere erkende studentenvereniging bij de dienst Studentenactiviteiten een financieel jaarverslag in met een overzicht van de verkregen subsidies en de manier waarop die subsidies besteed worden.
Tevens bevat het verslag een verantwoording over de wijze waarop de activiteiten van de vereniging in het afgelopen jaar kaderen binnen de in art. 2 vermelde doelstellingen en de eigen doelstellingen van de vereniging en van het konvent waarvan ze deel uitmaakt.
Artikel 16
Erkende studentenverenigingen die na de gestelde datum nog in gebreke blijven t.a.v. de in art. 15 bepaalde administratieve verplichtingen worden van rechtswege geschorst tot ze aan hun verplichtingen voldaan hebben.
Artikel 17
De coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten waakt er bij het uitschrijven van bestelbonnen en de terugbetaling van voorgeschoten uitgaven over dat de betreffende kosten financierbaar zijn overeenkomstig artikel 4 en dienen voor subsidieerbare activiteiten in de zin van artikel 3.
Tevens waakt hij erover dat het toegekende subsidiebudget per vereniging niet overschreden wordt.
Wanneer de coördinator bepaalde kosten niet aanvaardt, deelt hij de redenen daarvoor mee aan de betrokken erkende vereniging. De coördinator is gehouden te antwoorden op het eventuele verweer van de vereniging.
Artikel 18
Met het oog op de controle op de naleving van onderhavig reglement kan de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten aan iedere erkende studentenvereniging de opmerkingen maken en de vragen stellen die hij nodig acht omtrent de besteding van het haar toegekende subsidiebudget en het bestaan van een effectieve werking, zonder tussen te komen in de interne werking van de vereniging.
De erkende studentenvereniging is verplicht te antwoorden op deze vragen of opmerkingen binnen de redelijke termijn die de coördinator stelt.
Artikel 19
ledere erkende studentenvereniging die doet blijken van een belang kan aan de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten vragen een in artikel 18 bedoeld onderzoek in te stellen aangaande een erkende studentenvereniging, mits zij ernstige redenen aanvoert die een dergelijk onderzoek verantwoorden.
De coördinator is verplicht om de vereniging mee te delen welk gevolg hij aan de vraag gegeven heeft.
Artikel 20
Driemaandelijks stelt de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten een verslag op over de in deze afdeling bedoelde controle en deelt dit verslag ter kennisneming mee aan de Sociale Raad en de voorzitters van de konventen. Hij antwoordt op de vragen en de opmerkingen waartoe het verslag aanleiding geeft.
Jaarlijks maakt hij een globaal verslag op betreffende de werking van de Dienst Studentenactiviteiten, de werking van de konventen en de studentenverenigingen, met inbegrip van een financieel verslag. Dit verslag wordt op dezelfde wijze medegedeeld aan de Sociale Raad en de voorzitters van de konventen.
Artikel 21
Wanneer daartoe aanleiding bestaat kan de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten aan het Bestuurscollege een gemotiveerd voorstel richten om een erkende vereniging uit te sluiten wegens oneigenlijk gebruik van subsidies, het ontbreken van een eigen effectieve en zelfstandige werking, of het niet beantwoorden aan de in art. 2 vermelde doelstellingen.
De betrokken erkende studentenverenigingen en het betrokken konvent hebben het recht gehoord te worden door het Bestuurscollege en hebben recht op inzage in alle stukken die het Bestuurscollege in zijn beraadslaging betrekt.
Een uitgesloten vereniging verliest van rechtswege haar erkenning.
Artikel 22
Elke belanghebbende erkende studentenvereniging kan beroep aantekenen bij het Bestuurscollege tegen de haar aanbelangende uitvoerbare beslissingen die de coördinator van de Dienst Studentenactiviteiten neemt binnen het kader van de in deze afdeling bedoelde controlebevoegdheid.
Titel VII: Diverse bepalingen
Artikel 23
Het onafhankelijk studentenblad Schamper en de studentenradio URGent genieten van dezelfde faciliteiten en hebben dezelfde administratieve verplichtingen als de erkende studentenverenigingen.
Artikel 24
Omtrent elke beslissing die het Bestuurscollege treft binnen het kader van dit reglement wint het advies in van de Sociale Raad. De Sociale Raad kan - indien daartoe aanleiding bestaat - advies vragen aan de vergadering van konventsvoorzitters. Omtrent wijzigingen van onderhavig reglement is het advies van de vergadering van konventsvoorzitters verplicht.
Artikel 25
De in onderhavig reglement bepaalde termijnen worden geschorst tijdens de vakantieperiodes bepaald in de academische kalender en vanaf I mei tot 30 september.
Artikel 26
Met uitzondering van de verdeelsleutel bepaald in artikel 12 die in werking treedt vanaf het begrotingsjaar 1998, treedt dit reglement in werking op I oktober 1997.
Artikel 27
Stemmingen kunnen enkel geldig gehouden worden, indien minstens 75% van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Bij gebrek aan voldoende aantal aanwezige stemgerechtigden, wordt de vergadering ten vroegste 2 weken later opnieuw samengeroepen; op deze vergadering kan geldig gestemd worden, ongeacht het aantal aanwezigen. Elk konvent, evenals Schamper en URGent, beschikt over 1 stem. Alle beslissingen worden genomen met een meerderheid van 2/3 van het aantal aanwezige stemgerechtigden.