ICT-helpsite
Mail en mailinglists
Emailadres van de vereniging
De mail van de verenigingen wordt niet meer op de server gelezen. In plaats daarvan krijgt iedereen een mailinglist met als adres naam_van_je_vereniging@student.UGent.be. In het begin van het academiejaar heb je een lijst moeten invullen met personen die de email van de vereniging wensen te ontvangen. Dat kunnen alleen personen zijn met een geldig UGent adres. Het is de bedoeling dat deze mailinglijst dient als communicatiepunt van de DSA met de verenigingen. Omdat we zeker willen zijn dat de DSA jullie kan bereiken kunnen jullie de ontvangerslijst niet zelf aanpassen. Wens je iemand van de lijst te halen of iemand toe te voegen contacteer dan de admin.
Anti-spam maatregelen
Met het ingebruik nemen van de nieuwe server (maart 2004) werd er overgeschakeld op een nieuw mailsysteem. We gebruiken Postfix als mailserver en maken gebruik van enkele anti-spam maatregelen. Alle email dat door de centrale mailservers voorzien worden van het [SPAM]-tag worden geweigerd. Verder controleren we ook met behulp van verschillende remote blacklists of de versturende mailserver geen geregistreerde afzender is van spam. Die emails worden ook geweigerd. De hoeveelheid spam zal dus al minder zijn. Verder worden alleen maar emails naar @student.UGent.be toegelaten. Mail naar @student.rug.ac.be wordt geweigerd.
Mailinglist-interface
Wie wenst, kan nog extra mailinglists aanvragen. Van uit de DSA belasten we de webmasters met het beheer van de mailinglist van hun vereniging. Dat heeft als voordeel dat de vereningen hun lijst goed kunnen configureren.
Inloggen
Je kunt inloggen via https://student.ugent.be/mailman/admin/naam_van_je_lijst. Het wachtwoord heb je gekregen bij de aanmaak van de lijst en zou de beheerder dus moeten hebben. De beheerder is steeds te bereiken via naamlijst-owner@student.UGent.be.
General Options
Ik ga niet alle opties overlopen, dat doe je zelf maar. Ik ga wel de belangrijkste aanhalen. Het adminadres is belangrijk. Als er iemand anders webmaster wordt, dan moet je dat veranderen. Je kunt ook met meerdere mensen de lijst beheren. Verder is ook de maximale grootte van de berichten belangrijk. Standaard worden berichten van groter dan 40 kilobyte tegengehouden. Soms kan dat vervelend zijn als je grotere bestanden, b.v. verslagen met opmaak moet verzenden.
Membership management
Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel, hier kun je mensen inschrijven, uitschrijven. Ik raad sterk aan om voor de bestuurslijsten dat zelf te doen en niet automatisch te laten doen.(zie privacy) Bij mass subscribe zet je de adressen die je wenst toe te voegen. Wil je iemand eraf halen, dan vink je subscr uit en submit je.
Privacy options
Dit is het moeilijkst te configureren onderdeel, gelieve hier ook niet in te prutsen als je niet weet wat je aan het doen bent. Standaard wensen we niemand extra toe te laten op een bestuurslijst, dus de subscription options staan goed. Een belangrijk onderdeel voor het contact met de DSA zijn de general posting filters. Typisch willen we niet iedereen laten posten op de bestuurslijst omdat er nogal wat last van spam is. Echter, er zijn nu een paar mensen van de DSA(secretariaat, admin en studentbeheerder) die wel moeten kunnen posten op de lijst zonder dat ze tegengehouden worden. Het is erg onaangenaam als je post naar alle verenigingen en dan 30 mails terugkrijgt dat je moet wachten voor toelating op de lijst. Als we dus voor approval kiezen en/of member_posting_only, dan moet je de mensen van de DSA expliciet toegang geven. Als je enkel member_posting_only hebt, dan kun je het ook oplossen door de mensen van de DSA lid te maken en op nomail te zetten. Dat werkt echter NIET als je approved op yes zet, want dan moeten je members(en dus ook de DSA) nog steeds approved worden.
Verder hebben we nog de spamopties. Standaard is iedere verening ingeschreven op zijn_konvent-all@student.ugent.be en zijn al die konventen-all lid van de alluserslijst. Deze heb ik ingevoegd als aliasname en blijf je dus af. Mocht je zelf nog aliassen hebben kun je die wel toevoegen (bv een forward). Standaard gaat mailman mails met meer dan 10 adressen in TO of CC zien als spam en dus ook tegengehouden worden.
Andere
Verder zijn de Archival Options belangrijk. Hier kun je instellen of je archieven wenst, en of die publiek toegankelijk zijn.
Waar je ook veel mee geconfronteerd kunt worden zijn de administrative requests. Je wordt er per mail van op de hoogte gebracht als beheerder. Als de mail naar de lijst omwille van een van privacy options niet toegelaten wordt komt hij daarin terecht. (bv. geen member, teveel adressen in TO,CC, verkeerde TO(implicit destination), of als ge gewoon altijd approval wilt, of als het bericht groter is dan 40kb, ...) Dan heb je de opties defer, approve, reject en discard. Discard gebruik je op spam, approve is om de mail door te laten, defer is je beslissing uitstellen. Bij reject wordt de zender op de hoogte gebracht en kun je een reden geven waarom je het bericht niet doorlaat.