Statuten

Inleidende Bepalingen

Artikel 1. Oprichting

De Tomo no Kai (友の会) werd op 16 mei 2008 opgericht te Gent door de Bachelorstudenten Oosterse Talen en Culturen: Japanologie.

Artikel 2. Leden van de Tomo no Kai

1. Het Lidmaatschap van de Tomo no Kai staat open voor alle studenten aan de Universiteit Gent die een interesse tonen in de Japanse cultuur en/of maatschappij.

1bis. In principe is het lidmaatschap van de Tomo no Kai kosteloos. De Praeses kan, rekening houdend met de financiële toestand van de Tomo no Kai, aan het begin van ieder werkjaar beslissen een eenmalige bijdrage aan de leden op te leggen, enkel en alleen om een goede werking van Tomo no Kai te verzekeren. Deze beslissing dient te worden geratificeerd door een tweederde meerderheid onder het kernbestuur.

Artikel 2bis. Structuur

1. De Tomo no Kai neemt juridisch de vorm aan van een feitelijke vereniging. Het Tomo no Kai-werkjaar begint op 1 juli en eindigt op 30 juni; alle taken en verantwoordelijkheden worden aan het begin van het nieuwe werkjaar aan het nieuw bestuur overgedragen.

2. De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de Tomo no Kai, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de Tomo no Kai waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, opheffing van functie of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane contributies.

2bis. Het doel van de Tomo no Kai is geenszins om winst te maken ten voordele van de leden en/of derden. Een uitzondering op deze regel is het sponsoren van activiteiten die in de doelstellingen van de Tomo no Kai passen. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van benefieten.

3. Bij ontbinding van de Tomo no Kai, om welke reden dan ook, moet het vermogen van de Tomo no Kai worden bestemd tot een doel dat aansluit bij het doel van de Tomo no Kai en dit mag niet worden uitgekeerd aan de leden.

Artikel 3. Logo

Het logo bestaat uit een cirkel met daarin een besneeuwde bergtop, bossen aan weerszijden en een schuilende Japanse zon in een wit, carneoolrood en goudgeel kleurenschema. De Japanse karakters van Tomo no Kai staan over het geheel heen gedrukt.

Interne Organisatie

Artikel 4. Algemene Vergadering

1. De Algemene Vergadering, ofte het bestuur, is het centrale leidinggevende orgaan van de Tomo no Kai. Het bestaat uit het kernbestuur, beschreven in artikel 4.1bis, en de functies beschreven in artikel 9, 10 en 11.

1bis. Het kernbestuur omvat vaste functies die, anders dan de functies beschreven in artikel 10 en 11, niet kunnen verwijderd worden uit de leidinggevende structuur van de Tomo no Kai. Deze functies zijn Praeses, Vicepraeses en Penningmeester.

2. Bij het wegvallen van een bestuurslid door persoonlijke of academische redenen wordt de opvolger aangesteld door de Algemene Vergadering.

Artikel 5. Praeses (Voorzitter) van de Tomo no Kai

1. De Praeses van de Tomo no Kai wordt verkozen door het aftredende bestuur van de Tomo no Kai, waarbij deze rekening zal houden met de criteria uit het tweede lid van dit Artikel.

2. De Praeses is de voorzitter van de vereniging: hij/zij moet toezien op de goede werking van de Tomo no Kai, op het feit dat alle bestuursleden hun functie goed uitvoeren en op de naleving van de statuten. De Praeses zorgt ervoor dat de IK-vergaderingen bijgewoond en opgevolgd worden; hij/zij zit ook in de Algemene Vergaderingen van het IK. Hij/zij roept vergaderingen bijeen en stelt hiervoor de agenda op. Hij/zij zit de cantussen voor en probeert in te springen wanneer een van de andere bestuursleden zijn taak tijdelijk niet afdoende kan uitvoeren. De Praeses draagt de eind- en financiële verantwoordelijkheid.

3. De Praeses kan slechts worden afgezet wegens zware en pertinente wanprestaties in de uitoefening van zijn functie. Hiervoor is een unanieme beslissing van de Algemene Vergadering van de Tomo no Kai nodig en bij deze stemming heeft de Praeses vanzelfsprekend geen stem. In dat geval neemt de VicePraeses de taken van de Praeses over.

Artikel 6. VicePraeses (Vicevoorzitter) van de Tomo no Kai

1. De VicePraeses van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.

2. De Vicepraeses is de rechterhand van de Praeses . Hij/zij behartigt dezelfde belangen, en treedt op wanneer de Praeses verhinderd is of het te druk heeft met een andere opdracht voor de Tomo no Kai; ook bij afwezigheid van de Praeses op een Algemene Vergadering van het IK vervangt de Vicepraeses de Praeses . Wanneer de Praeses tijdens een lopend academiejaar afstand doet van zijn/haar functie, wordt de Vicepraeses automatisch de nieuwePraeses. Een nieuwe Vicepraeses kan op dat moment uit het eigen bestuur of extern worden gezocht.

3. De Vicepraeses kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn/haar functie door een gemotiveerde beslissing van de Praeses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Praeses . In dit geval wordt de Vicepraeses in zijn/haar positie hersteld.

Artikel 7. Penningmeester van de Tomo no Kai.

1. De Penningmeester van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.

2. De Penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de kring: hij/zij moet op regelmatige basis een gedetailleerd kasverslag aan de Algemene Vergadering kunnen voorleggen. De Penningmeester controleert de uitgaven die voor de Tomo no Kai gemaakt worden door de andere bestuursleden, ziet er op toe dat gedurende het jaar geen al te grote schulden worden gemaakt en dat verlieslatende activiteiten tot een minimum beperkt blijven. Hij/zij zorgt tevens voor een goed gebruik van de subsidies die door de DSA ter beschikking worden gesteld.

3. De Penningmeester kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn/haar functie door een gemotiveerde beslissing van de Praeses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Praeses. In dit geval wordt de Penningmeester in zijn/haar positie hersteld.

Artikel 8. Secretaris van de Tomo no Kai.

1. De Secretaris van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.

2. De Secretaris neemt het verslag op van elke bestuursvergadering, plaatst dit binnen de week op het discussieforum van de Tomo no Kai en zorgt ervoor dat er steeds een activiteitenkalender per maand aanwezig is en bezorgt die ook aan de Webmaster. Indien de Secretarisfunctie niet ingevuld is beslist men onderling aan het begin van de Algemene Vergadering wie het verslag opmaakt en op het forum plaatst.

3. De Secretaris kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn/haar functie door een gemotiveerde beslissing van de Praeses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Praeses. In dit geval wordt de Secretaris in zijn/haar positie hersteld.

Artikel 9. Webmaster (Webverantwoordelijke) van de Tomo no Kai.

1. De Webmaster van de Tomo no Kai wordt aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde is vereist.

2. De Webmaster is verantwoordelijk voor het aankondigen van de activiteiten van de Tomo no Kai op de website van DSA en het bijwerken en up-to-date houden van de Tomo no Kai-website, alsook het voorzien in en het algemeen onderhoud van alle vereiste internet -en ICT vereisten die nodig zijn voor de goede werking van de Tomo no Kai.

2bis. Omwille van de vereiste van de DSA dat het bestuur een webverantwoordelijke nodig heeft moet hiervoor iemand aangesteld worden, hetzij een individueel persoon, hetzij iemand met reeds een andere bestuursfunctie, indien niemand zich voor de functie van Webmaster aandient.

3. De Webmaster kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn/haar functie door een gemotiveerde beslissing van de Praeses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Praeses. In dit geval wordt de Webmaster in zijn/haar positie hersteld.

Artikel 10. Public Relations (PR) van de Tomo no Kai.

1. De PR Intern en de PR Extern van de Tomo no Kai worden aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde personen is vereist.

2. De PR Intern is verantwoordelijk voor het tijdig bekendmaken van het plaatsvinden van activiteiten, de data, plaatsen en eventueel andere nodige informatie en dit ten laatste 1 week voor de aanvang van de activiteit. Dat gebeurt door het ophangen van de posters van de komende activiteiten, informatie betreffende activiteiten op de borden te schrijven en vóór de eerste les van de week bij alle jaren langs te gaan. Hij/zij is regelmatig aanwezig op de plaatsen waar leden van de Tomo no Kai les hebben en dit om mondelinge reclame te verstrekken. Hij/zij verstuurt ook de e-mails met daarin een overzicht van de komende activiteiten, en dit ten laatste 3 dagen voor het begin van de week. De publiciteit moet eveneens naar de ereleden gaan.

3. De PR Extern is verantwoordelijk voor de contacten tussen de Tomo no Kai enerzijds en de UGent, sponsors en externe verenigingen waarmee de Tomo no Kai eventuele samenwerkingen kan doen anderzijds. Hij/zij is belast met het aantrekken van externe fondsen tot medefinanciering van de activiteiten. Hij/zij is verantwoordelijk voor alle sponsorovereenkomsten.

4. De PR Intern/Extern kan worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van zijn/haar functie door een gemotiveerde beslissing van de Praeses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Praeses. In dit geval wordt de PR Intern/Extern in zijn/haar positie hersteld.

Artikel 11. Aanvullende functies van de Tomo no Kai.

1. De Algemene Vergadering kan bij unanieme beslissing kiezen om voor het volgende academiejaar en de volgende verkiezingen aanvullende functies te creëren volgens de specifieke noden van de Tomo no Kai; deze functies zijn Cultuur, Sport, Studie, Scriptor, Feest en Designer. Zij worden aangesteld volgens de procedure beschreven in artikel 14 en 15. Aanvaarding van het ambt door de aangestelde personen is vereist.

2. Hun taken worden bepaald door de Algemene Vergadering en dienen enkel tot het verdelen en verlichten van de lasten van het bestuur.

3. De personen die de functies beschreven in artikel 11.1 aannemen kunnen worden afgezet wegens wanprestaties in de uitoefening van hun functie door een gemotiveerde beslissing van de Praeses van de Tomo no Kai. Deze beslissing kan ongedaan gemaakt worden door een unanieme stemming van de Algemene Vergadering, dit uiteraard met uitzondering van de Praeses. In dit geval worden de respectievelijke personen in hun positie hersteld.

Artikel 12. Ereleden.

Voor het erelidmaatschap komt iedereen in aanmerking die niet binnen de omschrijving in artikel 2 valt. Aanvragen en/of nominaties tot erelidmaatschap worden op een individuele basis door de Algemene Vergadering besloten. Ereleden krijgen de toegang tot de activiteiten die gedurende dat academiejaar worden georganiseerd.

Artikel 13. Vergaderingen.

1. De Algemene Vergadering wordt door de Praeses samengeroepen en de andere bestuursleden worden tijdig verwittigd via de geëigende communicatiekanalen - telefonisch / e-mail / mondeling. De Praeses deelt dan ook mee wat het programma is voor de volgende bestuursvergadering. Bij uitzondering kan elk bestuurslid een Algemene Vergadering samenroepen; hiervoor moet hij/zij een geldige reden kunnen voorleggen aan de Praeses.

2. De Algemene Vergadering wordt geleid door de Praeses van de Tomo no Kai. Op de vergadering wordt de strategie bepaald en uitgewerkt die de Tomo no Kai zal hanteren om statutair vastgelegde doelstellingen te bereiken.

3. Beslissingen worden tijdens vergaderingen genomen door democratische stemming en aanvaard bij een volstrekte meerderheid van de bestuursleden (50% + 1), tenzij anders vermeld in de bijzondere secties van de statuten.

3bis. De leden van het kernbestuur kunnen, indien voldoende gemotiveerd, een veto uitroepen op beslissingen van de Algemene Vergadering tenzij de beslissing unaniem is, henzelf niet meegerekend uiteraard.

4. Een stemming is geldig wanneer men aan alle voorgaande vereisten van dit artikel voldoet en minimum twee leden van het kernbestuur aanwezig zijn, inclusief de Praeses. Bestuursleden worden geacht naar alle Algemene Vergaderingen te komen, tenzij ze een geldige reden kunnen geven voor hun afwezigheid. Frequente afwezigheid zonder valabele reden kan leiden tot sancties, als beschreven in artikel 18.

Artikel 14. Kandidatuur voor verkiezingen

1. Alle leden van de Tomo no Kai die één academiejaar ingeschreven zijn aan de Gentse Universiteit komen in aanmerking voor een bestuursfunctie, onder de voorwaarde dat zij nog steeds student zijn in Gent. Een bijkomende voorwaarde voor de kernbestuursfuncties is dat zij minstens één jaar ervaring moeten hebben in het bestuur van Tomo no Kai.

1bis. De Praeses is bij voorkeur een actieve student(e) aan de vakgroep Japanse taal en cultuur die minstens in zijn/haar tweede Bachelor zit, deels of volledig.

2. Leden worden ten laatste op 14 februari op de hoogte gesteld van de mogelijkheid tot het indienen van een kanditatuur voor het praesidium voor het volgend academiejaar. Zij mogen vanaf 1 maart hun gemotiveerde kanditatuur voor elke functie die zij wensen te bekleden indienen, schriftelijk of via mail, tot ten laatste 31 maart - tenzij anders bepaald door de Algemene Vergadering. Hun kanditatuur moet goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering.

Artikel 15. Verkiezingen

1. Alle ingeschreven leden van de Tomo no Kai zijn stemgerechtigd. Elk lid heeft één stem en kan deze enkel met ondertekende schriftelijke toestemming overdragen aan een ander lid dat in zijn/haar plaats stemt. Op de functies van het kernbestuur kan enkel het bestuur zijn stem uitbrengen.

2. De datum en plaats van de verkiezingen wordt via alle courante communicatiekanalen minstens één week voor de verkiezing bekendgemaakt. Dit zal doorgaans in april plaatsvinden. De verkiezingsuitslag wordt ten laatste één week na de verkiezingen bekend gemaakt tijdens de eerstvolgende daartoe geschikte clubactiviteit en op de website.

2bis. Gedurende de zeven dagen voor de verkiezing en tijdens de verkiezingsdag kunnen geen nieuwe leden ingeschreven worden.

3. De verkiezingen gebeuren onder toezicht van de Praeses en onder leiding van een niet-lid van Tomo no Kai die aangesteld is door de Algemene Vergadering; hij/zij zorgt ervoor dat de verkiezingen ordelijk en eerlijk verlopen en ziet erop toe dat de stemmen pas geteld worden na de stemming.

4. De kandidaten hebben het recht een hertelling van de stemmen voor hun eigen functie te eisen: dit doet men door het praesidium hierover te contacteren binnen de 24 uur na de laatste bekendmaking van de verkiezingsuitslag; het praesidium zal hierop een publieke hertelling organiseren. Indien hierbij begane fouten worden vastgesteld bij de eerste telling, worden deze tenietgedaan en is de nieuwe verkiezingsuitslag geldig.

5. In het geval van een ex aequo tussen twee kandidaten voor dezelfde functie moeten voor de bekendmaking deze kandidaten voor het bestuur verschijnen om een laatste keer hun motivatie en kwaliteiten voor de functie aan te prijzen; hierna stemt het bestuur, waarbij de uitkomst van de stemming bindend is en me geen hertelling/herziening hiervan kan eisen. Mocht dit weer tot een ex aequo leiden, dan, en enkel dan pas, telt de stem van dePraeses dubbel.

6. Indien er geen kanditaat is voor een openstaande functie tijdens de verkiezingsperiode, maar er na de verkiezing van het nieuwe praesidium alsnog een persoon bereid is deze functie op zich te nemen en zich kanditaat stelt, dan kan hij/zij opgenomen worden in het praesidium als het huidige praesidium hiermee unaniem akkoord is. Het kandidaat-praesidiumlid is niet aanwezig tijdens deze stemming en wordt ten laatste 24 uur na de stemming op de hoogte gesteld van de uitkomst hiervan.

Artikel 16. Toegangen en paswoorden

1. Toegang tot de e-mailaccount, bankrekening, het modereren van de website en het forum en andere werkmiddelen van de Tomo no Kai die belangrijk zijn voor de interne werking en een zekere verantwoordelijkheid van de gebruiker vereisen zijn gelimiteerd tot leden van het praesidium in hun gebruik of toepassing ervan.

2. Paswoorden en toegangscodes dienen tijdens de overgang van het nieuwe academiejaar gewijzigd te worden, en enkel gedeeld te worden met het huidige praesidium. Het is niet toegestaan voor gewone leden of externen om zich toegang te verschaffen tot deze werkmiddelen.

3. Alle toegangscodes en paswoorden worden ten minste door twee leden van het kernbestuur gedeeld, zijnde de Praeses en een ander lid van het kernbestuur.

4. Het onderhoud en de toegang tot de website valt onder de bevoegdheid van de Webpraeses, alsook het modereren van het forum. Het forum kent ten minste twee administrators, zijnde de Praeses en de Webpraeses, eventueel aangevuld met anderen in de functie van administrator of global moderator, al naargelang de noodzaak hiervan. Deze functies zijn voorbehouden voor praesidiumleden en mogen niet door leden of externen uitgevoerd worden.

Doelstellingen van de Tomo no Kai.

Artikel 17. Uitdraging van de Japanse cultuur.

De Tomo no Kai wil haar leden en de studenten van de Universiteit Gent in het algemeen helpen hun horizonten te verruimen door ze op een constructieve en respectvolle manier in contact te brengen met de Japanse cultuur, maatschappij en andere Japanse curiosa en ze zo een unieke ervaring te geven die zal bijdragen aan hun culturele, sociale en intellectuele vorming. Deze opdracht vervullen we onder andere door het organiseren van extracurriculaire activiteiten en het bijstaan van de vakgroep Japanse taal en cultuur.

Artikel 18. Networking

De Tomo no Kai wil haar leden en de studenten van de Universiteit Gent in het algemeen de mogelijkheid geven om in contact te komen met andere mensen die dezelfde interesses hebben om zo hun sociale contacten te verruimen en deze interesses aan te moedigen. Hiervoor organiseren we mogelijke activiteiten zoals lezingen, een Japanbeurs, infodagen e.d.

Artikel 19. Naleven van de statuten.

1. De bestuursleden worden geacht de statuten naar behoren na te leven en uit te voeren; inbreuken hierop worden besproken op de Algemene Vergadering.

1bis. Indien de misstap kan rechtgezet worden zal dit ook gebeuren; in elk geval wordt beslist door het bestuur, met uitzondering van de overtreder, of hij/zij een sanctie moet ondergaan. Indien na unanieme beslissing een sanctie volgt beslist de Praeses wat deze zal zijn, in samenspraak met de rest van het bestuur, rekening houdend met artikel 21 en met onmiddellijke ontheffing van functie als zwaarste sanctie. Mocht de overtreder de Praeseszelf zijn, dan bepaalt de VicePraeses de sanctie in samenspraak met de rest van het bestuur.

Slotbepalingen

Artikel 20. Statutenwijzigingen

1. Ten eerste moet een voorstel tot statutenwijziging worden opgesteld. Dit moet worden aangenomen op een Algemene Vergadering van de Tomo no Kai bij unanieme beslissing.

2. Dit voorstel wordt door de Praeses van de Tomo no Kai meegedeeld aan het bestuur. Tezelfdertijd worden datum, tijd en plaats van de vergadering waarop de statutenwijziging behandeld zal worden meegedeeld aan deze personen; het is aangeraden voldoende tijd tussen de volgende vergadering te laten zodat alle bestuursleden kunnen nadenken over eventuele wijzigingen.

3. Op de vergadering wordt ieder punt van het voorstel tot statutenwijziging besproken en bediscussieerd. De statutenwijziging wordt slechts aangenomen indien alle bestuursleden unaniem akkoord gaan met de aanpassingen.

4. De Praeses past de Statuten zo snel mogelijk aan volgens de wijzigingen waartoe de vergadering besloten heeft. Hij/zij stuurt zo snel mogelijk een geconsolideerde versie van de statuten naar de personen genoemd in het tweede lid van dit artikel en zorgt ervoor dat alle leden de nieuwe statuten vrij kunnen raadplegen.

Artikel 21. Opschorten van de vereniging

1. Wanneer door het aftredend bestuur voor een volgend academiejaar op geen enkele wijze nog een werkbaar bestuur kan worden samengesteld, kan de vereniging voor één of meerdere jaren worden opgeschort.

2. Wanneer de vereniging voor onbepaalde tijd wordt opgeschort, moet een schatbewaarder worden aangesteld als beheerder van de gelden die in het bezit zijn van de Tomo no Kai. Deze schatbewaarder moet getuigen van objectiviteit, betrouwbaarheid en bekwaamheid, en is bij voorkeur één van de leden van het laatste bestuur.

3. Wanneer de Tomo no Kai na onbepaalde duur weer over voldoende bestuursleden beschikt om de werkzaamheden opnieuw te hervatten, zal de schatbewaarder de volledige fondsen van de Tomo no Kai terug aan het nieuwe bestuur overhandigen.

Artikel 22. Rechten van de mens

De Tomo no Kai verzekert dat zij bij het streven naar haar statutaire doelstelling de mensenrechten zoals deze beschreven worden in het Europees Verdrag tot Bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden zal respecteren.